23 de março de 2015

Unimed Norte/Nordeste quer atingir 2,5 milhões de documentos digitalizados até o final do ano

Cooperativa vem implantado programa de gestão de documentos desde 2009

Com a responsabilidade de gerir quase 250 mil vidas e administrar dezenas de contratos com empresas privadas e instituições públicas, a Unimed Norte/Nordeste vem buscando fazer uso de ferramentas voltadas a dinamizar o fluxo operacional com foco na melhoria dos serviços. A gestão de documentos é uma iniciativa adotada pela cooperativa desde o final de 2009, cujos resultados já começam a aparecer a partir da redução de desperdícios e maximização do tempo.

Mais de um milhão de arquivos já foram digitalizados e a meta é atingir cerca de 2,5 milhões até o final do ano. O modelo consiste na organização de arquivos e documentos em arquivos digitais, permitindo a guarda e, principalmente a consulta, em grupos distintos de estrutura.

Atualmente, quando colaboradores da área de atendimento, cadastro, relacionamento com o cliente, financeiro e demais setores da cooperativa precisavam consultar contratos e documentos de beneficiários do plano de saúde, precisam recorrer ao modo tradicional, isto é, tendo que ir até a sala de arquivo para solicitarem a localização do material em um dos mais de cem compartimentos do setor.

De acordo com o médico Hermes Sá, responsável pela coordenação executiva do trabalho de gestão de documentos, as imagens dos arquivos são capturadas, por meio de um scanner, e armazenadas em um banco de dados de forma indexada. A operação ocorre em seis etapas: preparo, digitalização, envio, recebimento, indexação e disponibilização. “É neste momento que a Unimed Norte/Nordeste cumpre a primeira etapa, na qual os documentos estão sendo preparados para o processo de digitalização e estão sendo executadas as tarefas, como retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e documentos agrupados”, destacou.

Hermes Sá explicou que assim que soto o sistema de gerenciamento de documentos estiver concluído, os colaboradores que precisarem ter acesso aos contratos e demais arquivos receberão treinamento, login e senha especificados de acordo com os dias e horários de trabalho. “Além do dimensionamento do espaço físico, a gestão de documentos também auxilia na conservação das informações diminuindo o manuseio dos papeis, o que trará mais rapidez, facilidade e segurança na consulta de documentos e contratos”, acrescentou.

A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.